O papel do gestor para um home office mais produtivo

Comunicação no home office

Primeiro, antes mesmo de pensar em ferramentas tecnológicas, é preciso trabalhar a comunicação.

O ambiente do escritório acaba propiciando uma melhor comunicação entre as equipes – quadros informativos, reuniões e a facilidade de acesso ao gestor propicia uma melhor transparência na informação e coesão no diálogo. O home office também precisa dessa atenção.

Nesse sentido, o gestor deve manter uma comunicação clara com seus liderados e priorizar conversas e reuniões em grupos em vez de mensagens individuais. Além disso, é super importante que todos tenham fácil acesso às informações.

O ideal é manter um calendário semanal de reuniões online e disponibilizar, posteriormente, os assuntos que foram definidos durante as mesmas, organizado por datas e responsáveis.

O gestor deve determinar milestones para a verificação – o milestone ou marco é um “ponto ou evento significativo no projeto, programa ou portfólio” e também pode ser conhecido como ponto de controle ou ponto de verificação. Estes pontos de contato são essenciais para garantir que o projeto ou ação está no caminho certo e, desta forma, conseguir prever e evitar qualquer problema ao longo do percurso.

Além disso, é importante se atentar ao relacionamento. O escritório é um ambiente muito eficiente em encorajar a comunicação entre as pessoas. Por outro lado, pode ser muito fácil isolar-se no home office. Portanto, é importante que o gestor se mostre disponível para tirar dúvidas e/ou ajudar na execução de uma tarefa, evitando demorar a responder uma solicitação. É importante também deixar claro a melhor ocasião para usar cada canal de comunicação, de acordo com a importância e urgência. Dessa forma, o time saberá como acessá-lo sempre que necessário, sem dor de cabeça.

Evite o microgerenciamento

Assim como no ambiente tradicional, a tentação do microgerenciamento do home office é bem presente. Apesar das boas intenções, microgerenciar um time apenas mata a produtividade como um todo.

Um gestor precisa ter confiança no potencial dos seus colaboradores e ser claro nas expectativas – as pessoas precisam saber exatamente o que se espera delas.

Desse modo, é essencial ter:

1) metas claras e objetivas;
2) tarefas com prazos;
3) responsáveis definidos.

Ferramentas para gestão no home office

Com aplicativos e soluções web é possível monitorar um time com mais eficiência usando indicadores de desempenho.

Ademais, as ferramentas permitem uma centralização de informação, ajudando muito na execução das tarefas, já que reduzem a necessidade de ficar esperando alguém responder um e-mail ou enviar aquele arquivo importante.

Algumas ferramentas com recursos essenciais para uma gestão do home office:

• Trello: gerenciar fluxos de atividades e projetos;
• Google Calendar: manter datas e prazos visível para todos rapidamente;
• Slack: comunicação e base de conhecimento;
• Google Drive: organização e compartilhamento de arquivos.

Claro que há ainda plataformas muito mais robustas e completas do as citadas acima. É importante fazer um levantamento de todos os recursos necessários para cada empresa e definir qual se adequa melhor às necessidades.

Recapitulando, para atingir uma boa gestão a distância:

• Existir transparência e fácil acesso às informações;
• Buscar maior frequência de comunicação;
• Alinhar as expectativas;
• Usar as ferramentas ao seu favor;
• Objetivos claros e tarefas com prazos e responsáveis bem definidos;

Desse modo, a comunicação da equipe estará alinhada e a tecnologia trabalhando a favor do gestor e, consequentemente, aos resultados esperados pela empresa.

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