Gestão de custos: como otimizar as finanças empresariais

Gestão de custos é uma das melhores ferramentas para equilibrar e promover a saúde financeira de qualquer empresa. 

Você já pratica alguma estratégia nesse sentido? Perguntamos isso porque, sem um bom controle de despesas, sua empresa navega sem uma bússola para alcançar os objetivos. Assim, fica muito difícil saber quando (e onde) gastar e como administrar as despesas.

Quer mudar esse cenário tão desafiador? Nos tópicos abaixo, vamos entender tudo sobre a gestão de custos e como o Daniele Banco pode ser seu parceiro estratégico nessa jornada. Confira!

O que é gestão de custos e por que ela é importante?

A gestão de custos é o processo de planejar, controlar e otimizar os gastos de uma empresa, para equilibrar a eficiência operacional com o aumento de lucratividade.

Basicamente, é uma estratégia que ajuda a identificar onde o dinheiro está sendo alocado, analisar se tais despesas são realmente necessárias e encontrar formas de reduzi-las sem comprometer a qualidade dos produtos ou serviços.

Esse é o sonho de qualquer empreendedor, concorda? Ainda mais porque, quando bem implementada, a gestão de custos oferece uma série de vantagens para a eficiência operacional da organização, como aumento da margem de lucro, competitividade no mercado, sustentabilidade financeira a longo prazo e otimização de recursos.

Quais são as atividades da gestão de custos?

Não limite a gestão de custos ao corte de despesas. Em vez disso, aproveite para implementá-la como um processo contínuo com atividades interligadas, como identificação, classificação, monitoramento e análise de custos.

E sabe por quê? É um trabalho que, além da economia, vai te apresentar oportunidades para que as decisões sejam embasadas em fatos — e, gradativamente, vai agregar mais benefícios à rotina da sua empresa.

Agora, cabe a pergunta: como qualificar a sua gestão de custos? A seguir, apresentamos três ações que facilitam essa transição.

1. Identificação e classificação de custos

Com a identificação e classificação de todos os gastos da empresa, um mundo se abre diante de você e, como resultado, compreende melhor a estrutura de custos e direciona esforços para onde eles são mais necessários.

Inclusive, é importante aprender sobre a natureza de cada custo. Eles podem ser divididos em quatro categorias principais:

• Custos fixos: despesas que não variam com o volume de produção ou vendas, como o aluguel do imóvel ou o salário de funcionários;
• Custos variáveis: aqueles que flutuam conforme a produção ou as vendas, como a aquisição de matéria-prima ou o pagamento de comissões aos vendedores;
• Custos diretos: são associados à produção de um produto ou serviço. A farinha e o fermento, por exemplo, são os custos diretos de uma padaria para produzir o pãozinho cotidiano;
• Custos indiretos: não estão diretamente ligados à produção, mas são necessários. A manutenção preventiva de equipamentos é um bom exemplo.

A partir dessa divisão e reconhecimento, sua equipe consegue observar as melhores estratégias para a redução de custos onde os números mais se destacam.

2. Monitoramento e controle de despesas

Se a gestão de custos é um processo contínuo, nada mais coerente do que monitorar as despesas, concorda? Afinal, é a maneira mais objetiva (e eficiente) de assegurar que os custos permaneçam alinhados com o orçamento planejado.

Também entendemos que esse tipo de atividade pode ser burocrática e difícil de acompanhar. Por isso, vale a pena aplicar algumas ações estratégicas, como:

• Usar indicadores-chave de desempenho (KPIs) que ajudem a medir a eficiência dos gastos;
• Comparar os gastos reais com o orçamento planejado para garantir que os custos estão dentro do previsto e, caso contrário, investigar as causas;
• Identificar desvios e tomar medidas corretivas rapidamente antes que se tornem grandes prejuízos.

3. Análise e tomada de decisões

A análise de custos a partir dos dados monitorados vai auxiliar em suas decisões estratégicas. Mas não basta cortar números para que caibam no orçamento; é também importante avaliar o quanto as possíveis mudanças vão impactar a eficiência e a lucratividade da empresa.

Para isso, verifique se:

• A redução de custos não vai comprometer a qualidade das soluções;
• A alocação de recursos vai proporcionar maior retorno financeiro;
• A implementação de melhorias vai ter um impacto real na eficiência operacional.

E, como já adiantamos, estenda essa visão estratégica para o futuro também: afinal de contas, a análise de custos ajuda a se preparar para cenários pouco previsíveis do mercado, como, por exemplo, o aumento de preços por parte de um fornecedor.

É importante reforçar, aqui, que a gestão de custos contribui para que o seu negócio seja mais eficiente, no geral, mas também para que se adapte com mais facilidade às transformações e turbulências do mercado.

Quais ferramentas podem ajudar na gestão de custos?

Ferramentas e tecnologias digitais, como Sistemas de Gestão Integrada (ERP), softwares de automação e análise de dados, também contribuem para um trabalho melhor planejado de gestão de custos. 

Os sistemas ERP são plataformas digitais que centralizam as suas operações financeiras e operacionais. Com isso, permitem acompanhamento em tempo real de custos, receitas, estoque, produção, ou seja, facilitam o monitoramento de todos os custos e a conexão entre diferentes setores.

Veja alguns exemplos: 

• TOTVS: ideal para empresas brasileiras, oferece módulos específicos para controle financeiro e de custos;
• SAP Business One: indicado para médias empresas que buscam um sistema escalável;
• Omie: alternativa acessível para pequenas empresas, combinando ERP e gestão financeira.

Já as ferramentas como softwares de automação de cobrança, gestão de estoque e controle de produtividade eliminam tarefas manuais e economizam recursos a partir da mudança manual para o digital — tarefas que antes levavam horas podem ser concluídas em minutos.

Confira as principais opções:

• Conta Azul: automatiza a conciliação bancária e o fluxo de caixa;
• QuickBooks: traz controle financeiro completo, incluindo emissão de notas fiscais e análise de custos;
• Nibo: ajuda a organizar pagamentos e recebimentos de forma simples;
• Asaas: gera boletos, envia cobranças automáticas e facilita a gestão de recebimentos;
• PagSeguro PagBank: boa opção para pequenas e médias empresas que precisam de soluções simples de pagamento.

Por fim, ferramentas de análise de dados com o uso de Business Intelligence (BI), transformam números complexos em informações visíveis. Assim, é possível, por exemplo, analisar custos por setor, produto ou projeto e tomar decisões baseadas em dados.

Abaixo, separamos as principais opções do mercado:

• Power BI: facilita a criação de dashboards interativos para acompanhar indicadores financeiros.
• Tableau: solução avançada para análise de custos e tendências.
• Google Data Studio: alternativa gratuita para criação de relatórios financeiros e dashboards personalizados, ideal para quem busca uma opção mais simples.

Além disso, como já mencionamos, a gestão de custos amparada por uma tecnologia assim permite a identificação de oportunidades com clareza — como as áreas onde os gastos desnecessários são maiores e mais evidentes.

Como fazer uma boa gestão de custos?

Agora, para fazer uma boa gestão de custos, é preciso combinar boas práticas que garantam o equilíbrio financeiro da empresa, como usar tecnologias de controle financeiro, fazer parcerias estratégicas, capacitar a equipe e acompanhar de perto os indicadores.

Veja abaixo todas essas ações em detalhes:

Uso de tecnologias de controle financeiro

Já sabemos que na era digital, utilizar a tecnologia é indispensável e, além disso, traz maior precisão na gestão financeira empresarial. Como vimos, os softwares, como ERP, conseguem centralizar informações e automatizar processos, contribuindo para a rapidez na tomada de decisões. 

Veja opções populares para isso:

• Planilhas inteligentes (Google Sheets, Excel) com fórmulas e dashboards para controle de custos;
• Softwares ERP (TOTVS, SAP, Omie) que integram finanças, estoque e operações;
• Plataformas de gestão de fluxo de caixa (QuickBooks, Conta Azul) para acompanhar receitas e despesas em tempo real;

Além disso, soluções baseadas em inteligência artificial podem identificar padrões de gastos e sugerir otimizações automaticamente.

Parcerias estratégicas com instituições financeiras

Ter o apoio de instituições financeiras é uma ótima estratégia para otimizar custos. Fazer essas parcerias com instituições financeiras, como o Daniele Banco, pode trazer para a sua empresa:

• Linhas de crédito personalizadas para investimentos;
• Taxas de juros competitivas em antecipação de recebíveis e financiamentos.
• Acesso a soluções de capital de giro para manter a liquidez do negócio.

Capacitação e treinamento da equipe

Não adianta ter todas as ferramentas para uma boa gestão de custos, sem uma equipe alinhada com as estratégias de controle. Por isso, vale a pena investir em ações importantes, como:

• Treinamentos sobre boas práticas financeiras e uso de ferramentas de gestão;
• Incentivo a uma cultura organizacional focada na eficiência e na redução de desperdícios em todos os níveis;
• Transparência de gastos para que os colaboradores tenham ciência da importância de manter o controle financeiro;
• Construção de metas e indicadores para cada setor da empresa.

Monitoramento de indicadores

Para garantir que todas as ações de gestão de custos caminhem como esperado, é preciso acompanhar os indicadores financeiros capazes de medir os avanços. Alguns dos principais indicadores são:

• Margem de contribuição: mede a rentabilidade dos produtos ou serviços, mostrando quanto da receita está disponível para cobrir os custos fixos e gerar lucro. Pode ser calculada com a fórmula:
  • Margem de contribuição = [(Receita Total – Custos e Despesas Variáveis) / Receita Total] ​×100;
• Margem de lucro líquido: mede a lucratividade da empresa após deduzir todos os custos, despesas e impostos. É obtido pela fórmula:
  • Margem de lucro líquido = (Lucro Líquido / Receita Total) x 100;
• Giro de caixa: mede a liquidez do negócio e sua capacidade de manter operações, ou seja, quantas vezes o caixa da empresa é renovado dentro de um período. Basta aplicar a fórmula:
  • Giro de caixa = Receitas totais no período / Saldo médio de caixa no período;
• ROI (Retorno sobre Investimento): avalia o retorno de investimentos realizados, ou seja, sua rentabilidade. Para obter, calcule:
  • ROI = [(Lucro obtido – Investimento inicial) / Investimento inicial] x 100.

Como o Daniele Banco pode ajudar na gestão de custos?

O Daniele Banco oferece soluções financeiras personalizadas que ajudam as empresas a melhorar sua gestão de custos e manter a saúde financeira.

A antecipação de recebíveis, por exemplo, é uma solução para empresas que precisam de liquidez imediata sem comprometer seu fluxo de caixa porque o serviço permite que a empresa receba antecipadamente valores de vendas a prazo, como duplicatas e cheques, transformando vendas futuras em dinheiro disponível no presente.

Assim, com recursos disponíveis imediatamente, sua empresa pode cobrir despesas operacionais, como pagamento de fornecedores, folha de pagamento e impostos, sem recorrer a empréstimos tradicionais.

Além disso, nossa solução possui taxas mais competitivas do que outras formas de crédito. 

Outra forma de ter uma boa gestão de custos é com o capital de giro que mantém suas operações sem interrupções por meio de soluções de crédito adaptadas às suas necessidades. Dessa maneira, você pode contratá-lo para pagar fornecedores, salários, impostos ou qualquer outra despesa do dia a dia.

E, por ter taxas competitivas e prazos flexíveis, o capital de giro do Daniele Banco é uma alternativa mais acessível do que os empréstimos convencionais.

Daniele Banco: seu parceiro na gestão de custos!

Como você viu, uma boa gestão de custos te ajuda a garantir a  sustentabilidade e o crescimento da sua empresa. E, com as soluções financeiras do Daniele Banco, você pode otimizar seus custos operacionais, melhorar a margem de lucro e garantir o fluxo de caixa com excelente saúde financeira.

Conte conosco para auxiliar no desenvolvimento do seu negócio. Conheça em detalhes os diferenciais da nossa solução de antecipação de recebíveis e fale com nossos gerentes comerciais caso tenha qualquer dúvida!

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