O papel do gestor para um home office mais produtivo

Com a mudança de mentalidade e hábitos das novas gerações acompanhados das constantes inovações, o ambiente de trabalho tradicional vem dando espaço para o trabalho remoto ou home office. É cada vez mais comum equipes se encontrarem apenas algumas vezes no mês em uma sala de reunião, ou mesmo, nunca se verem. Porém, com essa nova realidade vem junto um novo desafio para os gestores: como fazer gestão a distância?

Comunicação no home office

Primeiro, antes mesmo de pensar em ferramentas tecnológicas, é preciso trabalhar a comunicação.

O ambiente do escritório acaba propiciando uma melhor comunicação entre as equipes - quadros informativos, reuniões e a facilidade de acesso ao gestor propicia uma melhor transparência na informação e coesão no diálogo. O home office também precisa dessa atenção.

Nesse sentido, o gestor deve manter uma comunicação clara com seus liderados e priorizar conversas e reuniões em grupos em vez de mensagens individuais. Além disso, é super importante que todos tenham fácil acesso às informações.

O ideal é manter um calendário semanal de reuniões online e disponibilizar, posteriormente, os assuntos que foram definidos durante as mesmas, organizado por datas e responsáveis.

O gestor deve determinar milestones para a verificação - o milestone ou marco é um "ponto ou evento significativo no projeto, programa ou portfólio" e também pode ser conhecido como ponto de controle ou ponto de verificação. Estes pontos de contato são essenciais para garantir que o projeto ou ação está no caminho certo e, desta forma, conseguir prever e evitar qualquer problema ao longo do percurso.

Além disso, é importante se atentar ao relacionamento. O escritório é um ambiente muito eficiente em encorajar a comunicação entre as pessoas. Por outro lado, pode ser muito fácil isolar-se no home office. Portanto, é importante que o gestor se mostre disponível para tirar dúvidas e/ou ajudar na execução de uma tarefa, evitando demorar a responder uma solicitação. É importante também deixar claro a melhor ocasião para usar cada canal de comunicação, de acordo com a importância e urgência. Dessa forma, o time saberá como acessá-lo sempre que necessário, sem dor de cabeça.

Evite o microgerenciamento

Assim como no ambiente tradicional, a tentação do microgerenciamento do home office é bem presente. Apesar das boas intenções, microgerenciar um time apenas mata a produtividade como um todo.

Um gestor precisa ter confiança no potencial dos seus colaboradores e ser claro nas expectativas - as pessoas precisam saber exatamente o que se espera delas.

Desse modo, é essencial ter:

1) metas claras e objetivas;
2) tarefas com prazos;
3) responsáveis definidos.

Ferramentas para gestão no home office

Com aplicativos e soluções web é possível monitorar um time com mais eficiência usando indicadores de desempenho.

Ademais, as ferramentas permitem uma centralização de informação, ajudando muito na execução das tarefas, já que reduzem a necessidade de ficar esperando alguém responder um e-mail ou enviar aquele arquivo importante.

Algumas ferramentas com recursos essenciais para uma gestão do home office:

Trello: gerenciar fluxos de atividades e projetos;
Google Calendar: manter datas e prazos visível para todos rapidamente;
Slack: comunicação e base de conhecimento;
Google Drive: organização e compartilhamento de arquivos.

Claro que há ainda plataformas muito mais robustas e completas do as citadas acima. É importante fazer um levantamento de todos os recursos necessários para cada empresa e definir qual se adequa melhor às necessidades.

Recapitulando, para atingir uma boa gestão a distância:

• Existir transparência e fácil acesso às informações;
• Buscar maior frequência de comunicação;
• Alinhar as expectativas;
• Usar as ferramentas ao seu favor;
• Objetivos claros e tarefas com prazos e responsáveis bem definidos;

Desse modo, a comunicação da equipe estará alinhada e a tecnologia trabalhando a favor do gestor e, consequentemente, aos resultados esperados pela empresa.

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